この章 及び第八章において「保有個人情報」とは、行政機関等の職員（独立行政法人等 及び地方独立行政法人にあっては、その役員を含む。以下この章 及び第八章において同じ。）が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該行政機関等の職員が組織的に利用するものとして、当該行政機関等が保有しているものをいう。
ただし、行政文書（行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成十一年法律第四十二号。以下この章において「行政機関情報公開法」という。）第二条第二項に規定する行政文書をいう。）、法人文書（独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成十三年法律第百四十号。以下この章において「独立行政法人等情報公開法」という。）第二条第二項に規定する法人文書（同項第四号に掲げるものを含む。）をいう。）又は地方公共団体等行政文書（地方公共団体の機関 又は地方独立行政法人の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画 及び電磁的記録であって、当該地方公共団体の機関 又は地方独立行政法人の職員が組織的に用いるものとして、当該地方公共団体の機関 又は地方独立行政法人が保有しているもの（行政機関情報公開法第二条第二項各号に掲げるものに相当するものとして政令で定めるものを除く。）をいう。）（以下この章において「行政文書等」という。）に記録されているものに限る。