行政機関の職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政機関の長は、政令で定めるところにより、当該行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間 及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
公文書等の管理に関する法律
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平成二十一年法律第六十六号
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略称 : 公文書管理法
第二節 行政文書の整理等
@ 施行日 : 令和六年二月十六日
( 2024年 2月16日 )
@ 最終更新 :
令和五年法律第三十二号による改正
最終編集日 :
2024年 02月26日 12時42分
行政機関の長は、能率的な事務 又は事業の処理 及び行政文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める行政文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する行政文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物（以下「行政文書ファイル」という。）にまとめなければならない。
前項の場合において、行政機関の長は、政令で定めるところにより、当該行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間 及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
行政機関の長は、第一項 及び前項の規定により設定した保存期間 及び保存期間の満了する日を、政令で定めるところにより、延長することができる。
行政機関の長は、行政文書ファイル 及び単独で管理している行政文書（以下「行政文書ファイル等」という。）について、保存期間（延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。）の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書等に該当するものにあっては政令で定めるところにより国立公文書館等への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。
行政機関の長は、行政文書ファイル等について、当該行政文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存 及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
前項の場合において、行政機関の長は、当該行政文書ファイル等の集中管理の推進に努めなければならない。
行政機関の長は、行政文書ファイル等の管理を適切に行うため、政令で定めるところにより、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置 及び保存場所 その他の必要な事項（行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成十一年法律第四十二号。以下「行政機関情報公開法」という。）第五条に規定する不開示情報に該当するものを除く。）を帳簿（以下「行政文書ファイル管理簿」という。）に記載しなければならない。
ただし、政令で定める期間未満の保存期間が設定された行政文書ファイル等については、この限りでない。
行政機関の長は、行政文書ファイル管理簿について、政令で定めるところにより、当該行政機関の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、電子情報処理組織を使用する方法 その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
行政機関の長は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、第五条第五項の規定による定めに基づき、国立公文書館等に移管し、又は廃棄しなければならない。
行政機関（会計検査院を除く。以下 この項、第四項、次条第三項、第十条第三項、第三十条 及び第三十一条において同じ。）の長は、前項の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、内閣総理大臣に協議し、その同意を得なければならない。
この場合において、内閣総理大臣の同意が得られないときは、当該行政機関の長は、当該行政文書ファイル等について、新たに保存期間 及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
行政機関の長は、第一項の規定により国立公文書館等に移管する行政文書ファイル等について、第十六条第一項第一号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館等において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。
内閣総理大臣は、行政文書ファイル等について特に保存の必要があると認める場合には、当該行政文書ファイル等を保有する行政機関の長に対し、当該行政文書ファイル等について、廃棄の措置をとらないように求めることができる。
行政機関の長は、行政文書ファイル管理簿の記載状況 その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、内閣総理大臣に報告しなければならない。
内閣総理大臣は、毎年度、前項の報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。
内閣総理大臣は、第一項に定めるもののほか、行政文書の適正な管理を確保するために必要があると認める場合には、行政機関の長に対し、行政文書の管理について、その状況に関する報告 若しくは資料の提出を求め、又は当該職員に実地調査をさせることができる。
内閣総理大臣は、前項の場合において歴史公文書等の適切な移管を確保するために必要があると認めるときは、国立公文書館に、当該報告 若しくは資料の提出を求めさせ、又は実地調査をさせることができる。
行政機関の長は、行政文書の管理が第四条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、行政文書の管理に関する定め（以下「行政文書管理規則」という。）を設けなければならない。
行政文書管理規則には、行政文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。
一
号
二
号
三
号
四
号
五
号
六
号
七
号
作成に関する事項
整理に関する事項
保存に関する事項
行政文書ファイル管理簿に関する事項
移管 又は廃棄に関する事項
管理状況の報告に関する事項
その他政令で定める事項
行政機関の長は、行政文書管理規則を設けようとするときは、あらかじめ、内閣総理大臣に協議し、その同意を得なければならない。
これを変更しようとするときも、同様とする。
行政機関の長は、行政文書管理規則を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。
これを変更したときも、同様とする。